7 étapes pour une meilleure gestion des données

7 étapes pour une meilleure gestion des données

Les données sont devenues l’une des ressources les plus précieuses pour les entreprises. Ils fournissent des informations clés sur l’entreprise et son marché. Cependant, avec une telle quantité de données disponibles, la nécessité d’une gestion efficace devient de plus en plus importante. Voici quelques critères pour vous assurer que votre entreprise utilise les meilleures pratiques en matière de gestion des données.

1. Sachez à quoi vous voulez utiliser les données

Aujourd’hui, les entreprises recueillent d’énormes quantités de données. Une grande partie d’entre elles, cependant, ne sera jamais utilisée. Pour faciliter la gestion des données, il est important de savoir ce que vous attendez de vos données. Cela afin de conserver celles qui vous aident à atteindre vos objectifs. Cela contribuera à réduire les coûts de stockage et à faciliter l’organisation et la gestion des données conservées. Il arrive que vous ayez des données qui ne sont pas utiles pour le moment mais que vous souhaitez conserver. Dans ce cas, vous pouvez toujours les condenser et les stocker séparément.

Il y a de nombreuses choses pour lesquelles vous pouvez souhaiter utiliser vos données. Parmi celles-ci, on peut citer :

• la prise de décision basée sur les données
• l’automatisation et l’amélioration du traitement
• la cartographie et la personnalisation du parcours client
• le ciblage de l’audience
• les recommandations de produits, etc.

En sachant quels sont vos objectifs, vous vous assurerez de ne recueillir et de ne collecter que les données dont vous avez besoin.

2. La sécurité et la conformité sont des priorités essentielles

Toutes les entreprises sont tenues de se conformer aux réglementations en matière de protection des données, telles que le GDPR. Ce qui signifie que la conformité doit figurer en tête de votre liste de priorités. Ne pas se conformer ou ne pas mettre en œuvre des mesures de sécurité strictes peut avoir des conséquences dévastatrices. En vertu du GDPR, les entreprises peuvent se voir infliger une amende allant jusqu’à 40 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial, selon le montant le plus élevé.

En travaillant avec le bon fournisseur d’hébergement, en mettant en œuvre des politiques de sécurité robustes et en utilisant un logiciel de gestion des données sécurisées, vous pouvez aider vos données à être plus sûres.

3. La qualité des données est essentielle

La qualité des informations que vos données peuvent fournir dépend de la qualité des données que vous utilisez. Si la première étape pour améliorer la qualité consiste à limiter les données à celles qui répondent aux objectifs de votre entreprise, il est également vital que les données soient exactes et à jour. Des informations inexactes ou périmées peuvent fournir des indications trompeuses et conduire les entreprises à prendre les mauvaises décisions. C’est pourquoi le nettoyage des données doit être entrepris régulièrement.

La qualité peut également être améliorée en s’assurant que les employés savent comment collecter et saisir les données avec précision ou que les systèmes qui collectent les données automatiquement sont configurés pour le faire correctement.

4. Éliminez les données en double

Non seulement les données en double vous font payer un stockage plus important que nécessaire. Mais elles risquent également d’être comptées deux fois lors d’une analyse et de fausser ainsi la précision de tout rapport généré à partir de ces données. Comme il existe plusieurs façons de recevoir des données en double, les entreprises doivent mettre en place des processus pour les découvrir et empêcher leur introduction dans le système de gestion des données.

5. Gérer l’accès aux données

Il y a deux choses importantes à prendre en compte lorsqu’on examine l’accès aux données. La première est que, pour que l’analyse des données soit efficace, les membres de l’équipe doivent avoir accès à tous les ensembles de données pertinents. Cela est extrêmement difficile à réaliser lorsque les données sont stockées dans des silos départementaux. L’unification des données dans un référentiel centralisé supprime les silos et permet à chacun d’avoir une vue d’ensemble. Cela signifie également que la sécurité des données peut être gérée de manière centralisée.

Le deuxième point à prendre en compte est l’équilibre entre la sécurité et la facilité d’accès. Cela signifie qu’il faut mettre en place un contrôle d’accès logique où l’autorisation d’accéder aux données et aux outils est accordée sur une base individuelle en fonction des besoins de l’employé. Cela permet non seulement de garantir que les employés n’utilisent que les données auxquelles ils sont autorisés à accéder. Mais aussi qu’en cas de piratage de leur compte, les pirates n’auront pas un accès illimité à l’ensemble des données.

6. Assurez-vous que les données peuvent être récupérées

La perte de données peut avoir de multiples causes : erreur humaine, logiciels malveillants, défaillance matérielle, catastrophes naturelles, piratage, etc. Si la perte de données personnelles peut mettre l’entreprise dans de mauvaises positions pour des questions de conformité. Toutes les autres données sur lesquelles repose votre entreprise ont également une valeur importante. La perte de ces données peut mettre une entreprise en faillite. Pour éviter que cela ne se produise, il est essentiel de mettre en place un système de sauvegarde à distance.

L’idéal est de programmer des sauvegardes automatiques à intervalles réguliers, en fonction des besoins de l’entreprise. Le stockage dans le cloud est souvent la meilleure solution. Il est évolutif, sécurisé, son intégrité est testée, il peut être crypté et il est facilement accessible pour la restauration.

7. Choisissez le bon fournisseur d’hébergement

L’hébergeur joue un rôle essentiel dans la bonne gestion des données. Il fournira et gérera l’infrastructure nécessaire et mettra en œuvre une série de mesures de sécurité strictes, notamment des pare-feu, le cryptage, la protection contre les intrusions, les services de sauvegarde, etc. Ceux qui optent pour une solution en cloud bénéficieront également de l’évolutivité et du modèle de paiement du cloud en matière de capacité de stockage et de traitement. L’essentiel, cependant, est de choisir un hébergeur qui comprenne vos objectifs et vos besoins et qui puisse fournir l’expertise et l’environnement informatique nécessaires à la gestion de vos données.

Conclusion

Une gestion efficace des données est essentielle pour que les entreprises tirent le meilleur parti de l’analyse des big data et des informations qu’elle fournit. Savoir à quoi vous voulez utiliser ces données, améliorer leur qualité, supprimer les doublons et faciliter leur accès sont des éléments clés de cette stratégie de gestion. Il en va de même pour la sécurité des données, la mise en place d’un accès logique, les sauvegardes à distance et le choix du bon hébergeur.